Werkgroep Publieksbereik

Werkgroep Publieksbereik   

Foto: Reggae Festival, Bas Czerwinski

De Werkgroep Publieksbereik is ingesteld door het Directeurenoverleg om inhoud te geven aan de door de sector, de wethouder en de RRKC onderschreven ambitie om gezamenlijk zoveel mogelijk Rotterdammers te bereiken. Ten behoeve hiervan zal de lopende cultuurplanperiode onderzocht worden hoe de Rotterdammer tegen kunst en cultuur aankijkt. Rotterdam Festivals zet deze onderzoeken uit en gaat ze uitvoeren in aanvulling op het bestaande Mosaic-onderzoek.

Alles wat je wil en moet weten over het project Publieksbereik Rotterdam
Eerder stelden we een FAQ samen om antwoord te geven op de meest gestelde vragen als:
- Waarom doen we dit?
- Wat wordt er van mij verwacht?
- Wat is Mosaic?
- Hoe zit het met privacy?
- Etc.
Klik hier om naar deze FAQ te gaan.
Naar boven

AVG

Om nog even kort op AVG in te zoomen, dit project is natuurlijk volledig ingericht volgens deze richtlijnen. Wat wellicht fijn is om te weten is dat voor onderzoeksdoeleinden de regelgeving inzake de AVG veel minder streng is, maar dat we er desondanks voor hebben gekozen om toch aan alle mogelijke voorwaarden te voldoen. We stellen met elkaar een verwerkersovereenkomst op. Hierin staat precies vermeld conform AVG wat wij met de data doen. Rotterdam Festivals is ook aangesloten bij de MOA en hanteert de MOA integriteitscode voor onderzoek en analytics. Wat inhoudt dat we verantwoord en ethisch omgaan met persoonsgegevens.

Hoe informeer ik mijn publiek op de juiste manier?

Wat het belangrijkste is om te vermelden als je naar de gegevens vraagt (bij Stager of in publieksonderzoek of live verzamelen), is dat vermeld moet worden waarvoor de data gebruikt worden (en waar niet voor) en dat het niet verplicht is deze in te vullen.

Een voorbeeld kan zijn (titulatuur te kiezen zoals het bij jullie past je of u):
XXX krijgt graag een beter inzicht in de samenstelling van haar publiek. Daarom vragen wij u om uw postcode en huisnummer (incl. eventuele toevoeging). Bijvoorbeeld: 1234AB 12C. Uiteraard gaan we vertrouwelijk met uw gegevens om. Wij gebruiken deze informatie enkel voor onderzoeksdoeleinden en de informatie wordt na afloop van het onderzoek vernietigd. We zullen u dus ook geen ongevraagde reclame o.i.d. toesturen.

Of een kortere versie:
XXX krijgt graag een beter inzicht in de samenstelling van haar publiek. Daarom vragen wij u om uw postcode en huisnummer (incl. eventuele toevoeging). Bijvoorbeeld: 1234AB 12C. Uiteraard gaan we vertrouwelijk met uw gegevens om. Wij gebruiken deze informatie enkel voor onderzoeksdoeleinden en zullen u dus ook geen ongevraagde reclame o.i.d. toesturen.

Of bovenstaande naar eigen inzicht te bewerken.

Veel gestelde vragen bij verzameling en antwoorden hierop
- Waarvoor worden mijn gegevens gebruikt?
Deze worden gebruikt om een profielanalyse van alle bezoekers van xxxxx te maken. Er worden verder geen gegevens vastgelegd of iets dergelijks. ‘’Men’’ kan later niet terugzien dat huishouden x ooit xxxxxx bezocht heeft. Dit kan niet: praktisch gezien kan die link niet gemaakt worden. Maar belangrijker nog, het mag ook niet.
- Worden mijn gegevens bewaard?
Nee, nadat de gegevens door ons aan het onderzoeksbureau zijn aangeleverd worden zij door ons vernietigd.
- En het onderzoeksbureau? Wat doen zij ermee?
Zij analyseren de gegevens op geaggregeerd, anoniem niveau en na analyse vernietigen ook zij binnen maximaal 1 jaar de gegevens. Xxxxx en het onderzoeksbureau zijn hiertoe een verwerkersovereenkomst aangegaan waarin dit alles conform avg-wetgeving ligt vastgelegd.
- Waarom ook huisnummer en toevoeging?
De analyse vindt plaats/ het systeem werkt op huishoudniveau, en daarvoor is alleen een postcode helaas niet voldoende.
- Ben ik verplicht dit in te vullen?
Nee, maar je zou ons ermee helpen beter inzicht in onze bezoekers te krijgen.
Naar boven

Aanleverspecificaties

Uiterlijke aanleverdatum: 17 januari 2019*
Voor de periode: 1 januari 2018 t/m 31 december 2018


Naamgeving bestanden

Geef een duidelijke titel aan je bestand met daarin je organisatienaam en indien van toepassing wijze van verzamelen.

[NAAM ORGANISATIE/EVENT/PODIUM]]_ [JAAR]_[BRON]
Bv. MaritiemMuseum_2018_ticketsysteem

Gewenste selecties
Per instelling ontvangen we graag:
1 De postcodes en huisnummers (incl. evt. toevoeging) van de bezoekers aan jouw instelling in de
hierboven genoemde periode.
2 Als deze data uit verschillende bronnen komen (bv. publieksonderzoek en kaartverkoop) dan ontvangen
we graag losse bestanden voor elk, inclusief bij ieder aangegeven welk aantal en percentage
bezoekers dit betreft (stuur dit in een los excelbestand mee, zie ook de instructies hieronder).
3
Check voor de zekerheid deze lijst met cultuurplaninstellingen om te kijken of je ook aan dient te leveren
voor partners waarmee je hebt samengewerkt het afgelopen jaar. We ontvangen graag per cultuurplan-
instelling een los bestand met de volgende naamgeving: [NAAM PODIUM]_[NAAM FESTIVAL/
GEZELSCHAPIN HUIS]_ [JAAR]_[BRON]. Bv. De Doelen_Operadagen_2018_ticketsysteem.

Indeling bestanden

Lever een Excelbestand aan met twee aparte kolommen : 1 voor de postcodes (cijfers en letters) en 1 voor het huisnummer (+ eventuele toevoeging combinatie).

Kolom 1 -> naam: postcode -> bevat: 6 positie postcodes (1234AB)
Kolom 2 -> naam: huisnummer -> bevat: huisnummer inclusief eventuele toevoeging (12B)
Zie ook het onderstaande voorbeeld of het hier bijgevoegde invulformulier in Excel.


Opmerking: eventueel mogen huisnummer en toevoeging ook worden opgesplitst, dus huisnummer in kolom 2 en eventuele toevoeging in kolom 3 als dit op die wijze beter uit het systeem te halen valt. Wees hierin wel consequent.


Let op:
het is belangrijk dat je ieder bestand los bij ons aanlevert (dus geen meerdere tabbladen gebruiken) en dat er geen andere informatie behalve de twee of drie kolommen in het bestand staat.

Nieuw:
Om de resultaten zo representatief mogelijk te laten zijn hebben we aanvullende informatie nodig. We vragen je daarom om dit formulier in te vullen en los mee te sturen met de bestanden. De volgende informatie is hiervoor nodig:
1 Totaal aantal bezoekers (exclusief school/educatie activiteiten)
2 Percentage bezoekers per aangeleverd bestand (programmaonderdeel/bron)
Een voorbeeld: Je organiseert één groot festival en een aantal kleinere events. Bij het festival beschik je over ticketdata en bij de events heb je handmatig verzameld. Dan horen we graag hoeveel publiek het festival is op het totaal, bv. 70% van de totale bezoekers. Hetzelfde geldt dan voor de losse events.
3 Hoeveel procent is Rotterdampashouder van je publiek (indien bekend/van toepassing)

Bij twijfel? Neem voor aanleveren telefonisch contact met ons op.

Beveiliging bestanden

Volgens privacy wetgeving is het verplicht om bestanden te vergrendelen voor verzending. Bekijk de handleiding om te zien hoe je dit in Excel kunt doen. Verstuur de bestanden vervolgens naar onderzoek@rotterdamfestivals.nl en bel het wachtwoord los aan ons door (010 - 433 25 11).

Als reactie op ontvangst sturen we je een verwerkersovereenkomst die we per ommegaande weer ondertekend retour willen ontvangen. Daarin leggen we officieel vast wat we wel en niet met de gegevens mogen doen (conform AVG). Zie ook de informatie bovenaan deze pagina.

Voor cultuurplaninstellingen die ook, of alleen bezoekersdata kunnen aanleveren via derden:
Sommige partijen zoals festivals of gezelschappen werken samen met 1 of meerdere podia die zelf data verzamelen. Wij hebben aan de podia het verzoek gedaan om deze data in aparte bestanden bij ons aan te leveren. Zij brengen zelf in kaart welke samenwerkingen er afgelopen jaar zijn geweest met andere cultuurplaninstellingen, maar hierbij kan natuurlijk wel eens iets over het hoofd gezien worden. Wij doen jullie hierbij dan ook het dringende verzoek om zelf in een mail aan het hoofd marketing van het betreffende podium dit verzoek te herhalen en ons hierbij in de cc te zetten. Waarbij je ze tegelijkertijd vraagt en toestemming geeft om deze data ten behoeve van het onderzoek aan te leveren. Jullie ontvangen overzichten van je eigen publiek, het podium ontvangt deze in principe niet, tenzij jullie hier nadrukkelijk toestemming voor geven.

Per groot podium hebben we gevraagd om de volgende informatie:
1
Een totaaloverzicht van alle kaartkopers van jouw instelling inclusief de activiteiten van andere cultuur-
planinstellingen bij jou in huis, met de volgende naamgeving:
[NAAM PODIUM]_[INCLUSIEF PROGRAMMERING CULTUURPLANINSTELLINGEN]_ [JAAR]_[BRON]
2
Daarnaast een bestand van alle kaartkopers exclusief de activiteiten van andere cultuurplaninstellingen
bij jou in huis, onder de volgende naam:
[NAAM PODIUM]_[EXCLUSIEF PROGRAMMERING CULTUURPLANINSTELLINGEN]_ [JAAR]_[BRON]
3 Per partner binnen het cultuurplan die bij jou in huis geprogrammeerd heeft ontvangen we graag een
los bestand. Check deze lijst om na te gaan voor wie dit geldt. Gebruik hierbij de volgende naamgeving:
[NAAM PODIUM]_[NAAM FESTIVAL/GEZELSCHAP IN HUIS]_ [JAAR]_[BRON]
bv.De Doelen_Operadagen_2018_ticketsysteem
Naar boven

Resultaten tot nu toe

Op 9 maart 2017 zijn we dit project gestart met een informatieve sessie, georganiseerd samen met de Werkgroep Publieksbereik. Vragen die daarin centraal stonden waren: Wat gaan we doen en waarom? Wat is Mosaic en waarom werken we met dit instrument? En wat wordt er van mij verwacht? Vervolgens zijn alle cultuurplaninstellingen aan de slag gegaan met verzameling van de gevraagde gegevens.

Begin 2018 hebben de cultuurplaninstellingen voor dit onderzoek voor het eerst de postcodegegevens aangeleverd van hun bezoekers van 2017. Inmiddels hebben zij van ons rapportages ontvangen met daarin hun bezoekersprofiel op basis van de uitgevoerde Mosaic analyses.

In een kennissessie op 14 juni 2018 zijn Rotterdamse cultuurplaninstellingen a.d.h.v. bezoekersprofielen het gesprek gestart om met elkaar een zo breed mogelijk publiek te bereiken. Wat opvalt, is dat elke instelling een eigen kerndoelgroep heeft – prima, zolang we gezamenlijk afstemmen voor een goede totaaldekking.

Overall analyses worden in de zomer verzameld in een dashboard, dat samen met de resultaten van onderzoek naar non-attenders gepresenteerd werd op 15 november. Op die datum werd ook het kwalitatieve onderzoek naar non-attenders, dat is uitgevoerd door onderzoekbureau Labyrinth, gepresenteerd. Beide onderzoeken bieden de basis voor actualisering en uitwerking van de Rotterdamse cultuurpersona's. Klik hier voor de presentaties, onderzoeksrapporten dashboards en persona's.

Ondertussen verzamelen de instellingen bezoekersdata van 2018 voor het volgende aanlevermoment op 17 januari 2019.