Procedures

Procedures   

Welke procedures kent Rotterdam Festivals?

Wij onderscheiden een aanmeld- en een aanvraagprocedure. Alleen via onze aanmeldprocedure kan een evenement in aanmerking komen voor een plek op de evenementenkalender, en daarmee ook voor een evenementenvergunning. De aanvraagprocedure is er voor organisatoren die daarnaast aanspraak willen maken op financiële ondersteuning door Rotterdam Festivals. Lees hieronder meer over de procedures, de verschillende criteria waaraan een plan moet voldoen en materialen die moeten worden geüpload. Wilt u de digitale versie van de Oproep voor plannen 2019 bekijken of printen, klik dan hier.

Vragen/twijfel?
Wilt u een plan of locatiekeuze voorbespreken met een van onze projectleiders? Neem dan bij voorkeur voor half juli contact op met Petra Kalkman (inhoud en financiën) of Tessa van der Spek (beschikbaarheid data en locaties) via 010 433 25 11, petra@rotterdamfestivals.nl of tessa@rotterdamfestivals.nl .
Naar boven

Aanmeld- en aanvraagprocedure

Hoe meld ik mij aan voor een plek op de evenementenkalender? En hoe vraag ik financiële ondersteuning door Rotterdam Festivals aan?

1. Aanmeldingen en aanvragen moeten uiterlijk 1 september bij Rotterdam Festivals binnen zijn. Alle ingediende plannen worden op onze criteria getoetst, per plan én als onderdeel van het totale jaarprogramma.

2. Met een risicoscan per plan bepaalt directie Veiligheid van gemeente Rotterdam in welke vergunningencategorie het evenement valt. Samen met Rotterdam Festivals en de gemeentelijke diensten beoordeelt directie Veiligheid ook de praktische consequenties van een plan.

3. Op basis hiervan adviseren wij het College van B&W over de evenementenkalender B&C-evenementen voor het aankomende jaar.

4. Het College van B&W stelt op basis van dit advies in de derde week van november de evenementenkalender vast. Organisatoren die een evenement hebben aangemeld voor de kalender en/of financiële ondersteuning hebben aangevraagd, worden door Rotterdam Festivals bericht over de toekenning of afwijzing.

5. Vervolgens moeten de organisatoren waarvan het B&C-evenement een plek op de kalender heeft gekregen uiterlijk 14 december bij directie Veiligheid een vergunningaanvraag indienen. Zij ontvangen dan een ontvangstbevestiging met daarin een spoorboekje voor het verdere vergunningentraject.

Evenementen: A, B en/of C
Evenementen (in de buitenruimte) met een redelijke tot grote impact op de omgeving worden B- en/of C-evenementen genoemd. Deze vereisen een aanmelding voor een plek op de evenementenkalender die u uiteindelijk nodig heeft om een vergunning aan te kunnen vragen. Met het voltooien van een aanvraag voor financiële ondersteuning door Rotterdam Festivals is een plan meteen aangemeld voor de jaarkalender.
Onze aanmeld- en aanvraagprocedure is niet verplicht voor A-evenementen. Dat zijn kleinschalige evenementen met een laag risico (braderie, sportwedstrijd) of evenementen waarvoor slechts een kennisgeving moet worden ingediend (buurtbarbecue). Wij adviseren echter dringend om ook uw A-evenement bij Rotterdam Festivals aan te melden en na de vaststelling van de evenementenkalender spoedig uw vergunningaanvraag te starten.
Voor meer informatie, zie rotterdam.nl/evenementen.

Beroep aantekenen
Wanneer u het oneens bent met de beslissingen die zijn genomen door het bestuur van Rotterdam Festivals rondom het al dan niet toekennen van een financiële bijdrage, dan kunt u beroep aantekenen bij een onafhankelijke beroepscommissie. Lees hier over de beroepsprocedure.
Naar boven

Criteria

Aan welke criteria moeten aanmeldingen en aanvragen voldoen?

Bij de inhoudelijke beoordeling van de ingediende plannen hanteren wij onderstaande criteria. Wilt u een evenement aanmelden voor een plek op de evenementenkalender, dan moet uw plan voldoen aan de criteria A t/m E. Wilt u als organisator ook aanspraak maken op financiële ondersteuning door Rotterdam Festivals, dan gelden de criteria A t/m H.

A. Thema’s van de stad
Rotterdam Festivals geeft prioriteit aan evenementen die nauw aansluiten bij het karakter van de stad, binnen het evenementenbeleid samengevat in zes thema’s: Rotterdam als internationale cultuurstad, moderne architectuurstad, maritieme stad, jonge stad, multiculturele stad en internationale sportstad*. Toon aan dat uw evenement binding heeft met de stad en met andere initiatieven of organisaties. Licht ook toe of er sprake is van een spin-off voor Rotterdam – invloed op de stadscultuur, de economie of de positionering bijvoorbeeld.

B. Kwaliteit programmering
De kwaliteit van de programmering sluit aan bij de ambities van het evenement. Een evenement moet ook toegevoegde waarde hebben voor de jaarkalender als het gaat om doelgroep, tijd, ruimte en thematiek. Vernieuwing en verrassing ten opzichte van het bestaande aanbod dragen bij aan een positieve beoordeling. Ook de media-aandacht die het evenement genereert, wordt meegewogen.

C. Breed publiek
Met een evenwichtige evenementenkalender wil Rotterdam Festivals een breed en gevarieerd publiek bereiken – in de stad en in de regio, nationaal en internationaal. Omschrijf helder wat het bereik en de doelgroep is van het evenement, en wat uw aanbod is. Onderbouw uw verhaal met onderzoeksgegevens, indien beschikbaar.

D. Van visie tot planrealisatie
Toon aan dat u in staat bent om het ingediende plan te realiseren. Het plan is doordacht en de doelstellingen op het gebied van bereik, positionering en productionele uitvoering zijn realistisch. Rotterdam Festivals kan referentieprojecten opvragen om het trackrecord van u als organisator te bepalen. Waar dat van toepassing is, moet uw organisatie voldoen aan de Governance Code Cultuur.

E. Praktische uitvoerbaarheid
Een evenement heeft een groter rendement wanneer het plaatsvindt op een passende locatie. De gekozen datum en locatie moeten uiteraard beschikbaar zijn. Maak de omvang van de gevolgen voor verkeer en OV inzichtelijk, en zorg dat deze in verhouding staan tot de verwachte (positieve) impact.

Aanvragen voor financiële ondersteuning worden ook op de volgende criteria beoordeeld:

F. (Publieks)beleving
Het publiek stelt steeds hogere eisen aan vrijetijdsbeleving. En evenementen met een sterke (publieks)beleving dragen bij aan een hoogwaardig verblijfsklimaat in de stad. Laat in het plan zien hoe het publiek wordt meegenomen in het programma (voor, tijdens en na het bezoek) en hoe u de totaalbeleving van het evenement wilt optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan gastvrijheid, de aankleding van het festivalterrein en de communicatie.

G. Marketing en communicatie
Een solide marketing en communicatie is essentieel voor een succesvol evenement. Rotterdam Festivals let op de aansluiting van de marketingcommunicatiestrategie bij de missie en visie van uw evenement. De doelstellingen (doelgroep, bereik, ingezette middelen) moeten realistisch en SMART zijn. Let bijvoorbeeld op de verhouding van het budget voor marketing en communicatie ten opzichte van de totale begroting. Geef ook aan welke mediapartners u bij het evenement wilt betrekken.

H. Financiën
Om voor financiële ondersteuning in aanmerking te komen, moet u als organisator aantonen dat deze noodzakelijk is om het evenement te realiseren. De begroting is realistisch en maakt inzichtelijk hoe de gevraagde bijdrage van Rotterdam Festivals zich verhoudt tot de totale begroting en overige (eigen) inkomsten. Laat ook zien hoe hoog de gevraagde bijdrage per bezoeker is. Bij het vaststellen van de financiële bijdrage wegen we ook het rendement voor de stad mee.

Verplichte bijlagen

Upload een projectplan en een locatietekening bij een aanmelding en daarnaast een marketing-communicatiestrategie, begroting en dekkingsplan bij een aanvraag. Sfeerimpressies of andere bijlagen die uw verhaal onderbouwen – zoals foto’s en filmpjes, uw visie op duurzaamheid of toegankelijkheid voor mindervaliden – worden niet getoetst, maar zijn zeker welkom.

* Sportevenementen
Organisatoren van sportevenementen kunnen terecht bij Rotterdam Topsport, maar moeten het evenement wel bij ons aanmelden voor de evenementenkalender.
Naar boven

Rotterdamse ambities

Welke Rotterdamse ambities neemt u bij voorkeur mee in uw plan(nen)?

Sterke evenementenperiodes
Het hart van de jaarkalender wordt gevormd door iconische evenementen en sterke evenementenperiodes waarin niemand om Rotterdam heen kan! De stad staat dan in het teken van een van de volgende thema’s: internationale cultuurstad, moderne architectuurstad, maritieme stad, jonge stad, multiculturele stad en internationale sportstad. Denk aan International Film Festival Rotterdam, Art Rotterdam Week of de Jazzweken voorafgaand aan NN North Sea Jazz Festival. Omdat zij in programma, zichtbaarheid en beleving nog meer voor de stad kunnen betekenen, investeren we extra in deze sterke periodes en nodigen we organisatoren uit om plannen in te dienen voor initiatieven die bij deze ambitie passen.

Architectuur en maritiem
Moderne architectuur is onlosmakelijk met Rotterdam verbonden. Samen met AIR en Rotterdam Partners hebben wij een jaarlijks terugkerende periode geïnitieerd waarin de stad in het teken van architectuur staat. Plannen die bijdragen aan de Rotterdam Architectuur Maand zijn zeer welkom. In september vieren we met Wereldhavendagen, een week lang dat we de grootste haven van Europa zijn en de schoonste haven ter wereld willen worden. Rotterdam Festivals is met name voor de periode van 2 tot en met 5 september 2019 op zoek naar programmering die aansluit bij de maritieme ambities en/of de haven op een nieuwe manier belicht.

Nieuw en kleinschalig
Rotterdam Festivals wil op de jaarkalender ruimte bieden voor nieuwe initiatieven, evenementen van startende, vaak jonge initiatiefnemers voor een brede en gevarieerde doelgroep. Wij zijn ook altijd op zoek naar kleinschalige programmering in de binnenstad. Deze kwalitatieve toevoeging op het evenementenaanbod in Rotterdam wordt ingezet als markering van bepaalde gebieden, werpt een ander licht op onontdekte plekken en verlevendigt de stad.

Uitzonderlijke projecten 2019 en verder
Wilt u een bijzonder eenmalig evenement organiseren voor een groot publiek (>50.000), passend bij de stad en haar inwoners, met een internationale uitstraling? Neem dan contact op met een van onze projectleiders. Denk aan een unieke manifestatie of een stadsevenement rondom een grote tentoonstelling. Rotterdam Festivals beschikt over een apart budget voor dergelijke evenementen. Gezien de vaak lange voorbereidingstijd kunnen ook plannen voor na 2019 worden besproken.


Naar boven

Indeling festivals

In de beoordeling onderscheidt Rotterdam Festivals drie groepen activiteiten: grootschalige festivals met internationale impact (iconen), middelgrote festivals met een nationaal bereik en kleinschalige activiteiten die passen bij een plein of gebied in de stad. Festivals zijn in te delen in drie groepen:

KALENDER 2017 Kalender 2017
Rotterdam Festivals stelt ieder jaar op basis van de aangedragen plannen een evenementenkalender samen die zoveel mogelijk Rotterdammers bereikt en bezoekers naar de stad trekt. Hierbij presenteren we de evenementenkalender voor 2017, vanaf nu te vinden op onze website.
lees meer